Nástup nového zaměstnance: co musí obsahovat pracovní smlouva a co vyřídit před prvním dnem

Nový zaměstnanec znamená pro zaměstnavatele několik povinností ještě předtím, než si sedne ke svému stolu: písemnou smlouvu, informace o pracovních podmínkách, přihlášky na sociální a zdravotní pojištění, vstupní prohlídku a školení. Co z toho chybí, se obvykle ukáže až při kontrole inspektorátu práce.

Stručně: pracovní smlouva musí být písemná a obsahovat druh práce, místo výkonu práce a den nástupu (§ 34 zákoníku práce). Ostatní podmínky – mzdu, pracovní dobu, dovolenou, výpovědní dobu – musí zaměstnavatel sdělit do 7 dnů písemnou informací (§ 37), nebo je uvede rovnou ve smlouvě. Zkušební doba smí od 1. 6. 2025 činit nejvýše 4 měsíce, u vedoucích 8 měsíců (§ 35). Mzda nesmí být nižší než minimální mzda – v roce 2026 22 400 Kč měsíčně.

Povinné náležitosti

Zákoník práce (zákon č. 262/2006 Sb.) v § 34 odst. 1 vyžaduje tři podstatné náležitosti:

1. Druh práce – pojmenování pozice a stručný popis. Úzké vymezení omezí, jakou práci můžete zaměstnanci přidělit.
2. Místo nebo místa výkonu práce – obec, adresa provozovny. Má-li zaměstnanec pracovat i z domova, sjednejte práci na dálku.
3. Den nástupu do práce – tímto dnem vzniká pracovní poměr.

Smlouva musí být písemná a každá strana dostane jedno vyhotovení.

Informace o obsahu pracovního poměru

Zaměstnavatel musí zaměstnance písemně informovat o dalších podmínkách do 7 dnů od vzniku pracovního poměru (§ 37). Nejjednodušší je uvést je rovnou do smlouvy:

U výpovědí doručených od 1. 6. 2025 běží výpovědní doba ode dne doručení a končí dnem, který se číslem shoduje se dnem doručení (§ 51 zákoníku práce). Výpověď doručená 5. 7. s dvouměsíční výpovědní dobou tak skončí 5. 9.

Zkušební doba a doba určitá

Zkušební dobu je nutné sjednat písemně nejpozději v den vzniku pracovního poměru – dodatečně ji sjednat nelze. Prodlužuje se o dny celodenních překážek v práci, dovolené a neomluvené nepřítomnosti. U smlouvy na dobu určitou nesmí přesáhnout polovinu sjednané doby trvání pracovního poměru (§ 35 odst. 3).

Pracovní poměr na dobu určitou smí trvat nejvýše 3 roky a mezi stejnými stranami ho lze sjednat (včetně prodloužení) nejvýše dvakrát opakovaně (§ 39 odst. 2). Výjimkou je zástup za zaměstnance na mateřské, otcovské nebo rodičovské dovolené – tam počet opakování omezen není, celková doba však nesmí přesáhnout 9 let. Pokračuje-li zaměstnanec po uplynutí doby v práci s vědomím zaměstnavatele, je dál v pracovním poměru na dobu neurčitou.

Mlčenlivost, mzda a smluvní pokuty

• Zaměstnanec je ze zákona povinen zachovávat mlčenlivost o skutečnostech, které v zájmu zaměstnavatele nelze sdělovat jiným (§ 301 písm. d). Samostatný závazek mlčenlivosti vymezí, co přesně je důvěrné a jak dlouho povinnost trvá po skončení zaměstnání.
• Zaměstnavatel nesmí zakazovat zaměstnancům sdělovat informace o jejich mzdě (§ 346a).
• Smluvní pokutu lze v pracovněprávním vztahu sjednat jen u konkurenční doložky (§ 346d).

Při předání notebooku, telefonu, klíčů nebo služebního auta sepište předávací protokol pracovních pomůcek. Svěřuje-li se zaměstnanci hotovost nebo zboží, zvažte dohodu o odpovědnosti k ochraně svěřených hodnot.

Kontrolní seznam před nástupem

1. Podepsaná pracovní smlouva, jedno vyhotovení zaměstnanci.
2. Vstupní lékařská prohlídka – před nástupem.
3. Přihláška k nemocenskému pojištění na ČSSZ – od 1. 7. 2026 před nástupem prostřednictvím jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele.
4. Oznámení zdravotní pojišťovně zaměstnance o nástupu.
5. Školení BOZP a seznámení s vnitřními předpisy.
6. Prohlášení poplatníka k dani a údaje pro mzdovou účetní.
7. Předávací protokol pomůcek.

Časté chyby

• Zkušební doba sjednaná až po nástupu – je neplatná.
• Třetí prodloužení smlouvy na dobu určitou bez zákonné výjimky – vzniká poměr na dobu neurčitou.
• Mzda pod minimální mzdou nebo pod zaručenou mzdou pro danou skupinu prací.
• Chybějící informace podle § 37 – zaměstnavateli hrozí pokuta.
• Nástup bez vstupní prohlídky.

Vytvořte dokument online

V sadě Nástup zaměstnance vyplníte údaje o firmě, zaměstnanci a pozici jednou a dostanete pracovní smlouvu na dobu neurčitou, závazek mlčenlivosti a předávací protokol pracovních pomůcek. Samostatně vytvoříte i pracovní smlouvu na dobu určitou, na kratší úvazek nebo dohodu o práci na dálku. Smlouva obsahuje i údaje podle § 37, takže samostatnou informaci vydávat nemusíte. Náhled je zdarma, platíte kartou za hotový dokument – ceny jsou v ceníku.

Časté otázky

Co musí pracovní smlouva povinně obsahovat?

Druh práce, místo nebo místa výkonu práce a den nástupu do práce (§ 34 odst. 1 zákoníku práce). Ostatní údaje může zaměstnavatel sdělit samostatnou písemnou informací do 7 dnů.

Jak dlouhá může být zkušební doba?

Od 1. 6. 2025 nejvýše 4 měsíce, u vedoucího zaměstnance 8 měsíců (§ 35 zákoníku práce). U smlouvy na dobu určitou nejvýše polovina sjednané doby.

Kdy se sjednává zkušební doba?

Písemně, nejpozději v den vzniku pracovního poměru. Později ji sjednat nelze.

Kolikrát lze prodloužit smlouvu na dobu určitou?

Pracovní poměr na dobu určitou smí trvat nejvýše 3 roky a lze ho opakovat nejvýše dvakrát; prodloužení se považuje za opakování (§ 39 odst. 2).

Odkdy běží výpovědní doba?

U výpovědí doručených od 1. 6. 2025 ode dne doručení výpovědi (§ 51 zákoníku práce).