Žádost o výmaz osobních údajů podle GDPR: kdy na něj máte právo a jak ho uplatnit

Zrušili jste účet v e-shopu, odešli od operátora nebo vám stále chodí nabídky od firmy, se kterou už nic nemáte? Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) vám dává právo žádat, aby vaše údaje vymazala – takzvané právo být zapomenut.

Stručně: správce musí osobní údaje bez zbytečného odkladu vymazat, pokud jsou splněny podmínky čl. 17 odst. 1 GDPR – zejména už nejsou potřebné, odvolali jste souhlas nebo vznesli oprávněnou námitku. Odpovědět musí do jednoho měsíce (ve složitých případech lze lhůtu prodloužit o dva měsíce) a bezplatně (čl. 12). Výmaz ale není absolutní: údaje, které musí firma ze zákona uchovávat, smazat nemusí.

Kdy máte právo na výmaz

Kdy firma údaje smazat nemusí

Podle čl. 17 odst. 3 GDPR se výmaz neuplatní, pokud je zpracování nezbytné mimo jiné:

• pro splnění právní povinnosti – například uchovávání účetních a daňových dokladů po dobu stanovenou zákonem,
• pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků – například probíhající reklamace nebo spor,
• pro výkon práva na svobodu projevu a informace,
• z důvodů veřejného zájmu v oblasti veřejného zdraví nebo pro vědecký či statistický výzkum.

V takovém případě vám správce musí sdělit, které údaje a proč ponechal. Typicky smaže marketingové údaje a profil, ale faktury si nechá.

Postup krok za krokem

1. Zjistěte, komu žádost poslat

Kontakt správce, případně pověřence pro ochranu osobních údajů, najdete v zásadách ochrany osobních údajů na jeho webu. Pokud nevíte, jaké údaje o vás firma vůbec má, začněte žádostí o přístup k osobním údajům podle čl. 15.

2. Sepište žádost

Uveďte:

1. své jméno a údaje, podle kterých vás správce dohledá (zákaznické číslo, e-mailovou adresu použitou u služby),
2. které údaje a u jaké služby chcete vymazat (vše, nebo jen část),
3. důvod výmazu podle čl. 17 odst. 1,
4. žádost o informování příjemců, kterým správce údaje předal (čl. 19),
5. byly-li údaje zveřejněny, žádost o informování dalších správců (čl. 17 odst. 2),
6. žádost o písemné potvrzení výmazu.

Použijte žádost o výmaz osobních údajů.

3. Odešlete ji prokazatelně

E-mailem na kontakt uvedený v zásadách, datovou schránkou nebo doporučeně. Správce si může ověřit vaši totožnost, pokud má pochybnosti (čl. 12 odst. 6). Datová schránka nebo elektronický podpis to usnadní. Do žádosti nepřikládejte zbytečně kopii občanského průkazu.

4. Hlídejte lhůtu

Správce musí odpovědět bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce. Prodloužit lhůtu o další dva měsíce může jen ve složitých případech a musí vám to oznámit v první lhůtě i s důvody (čl. 12 odst. 3).

5. Když správce nereaguje

Podejte stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů. Přiložte kopii své žádosti a doklad o odeslání. Podání je bezplatné. Úřad může správci uložit nápravu i pokutu; náhradu škody ale musíte uplatnit u správce nebo u soudu.

Související práva

Výmaz není vždy jediná nebo nejlepší cesta:

• Chcete jen zastavit reklamu? Stačí námitka proti zpracování a přímému marketingu. Správce ji u marketingu nesmí odmítnout.
• Dali jste souhlas a chcete ho vzít zpět? Použijte odvolání souhlasu se zpracováním. Odvolání musí být stejně snadné jako udělení.
• Údaje jsou chybné? Požádejte o opravu osobních údajů.
• Probíhá spor o oprávněnost zpracování? Zvažte žádost o omezení zpracování – správce pak údaje jen uchovává.

Výmaz z internetových vyhledávačů

Právo být zapomenut se uplatňuje i vůči provozovatelům vyhledávačů. Pokud se po zadání vašeho jména zobrazují zastaralé nebo nepřesné odkazy, můžete u vyhledávače požádat o jejich odstranění z výsledků, typicky přes jeho vlastní formulář. Vyhledávač posuzuje, zda vaše právo na soukromí převažuje nad zájmem veřejnosti na informaci – u veřejně činných osob bývá výsledek jiný než u soukromníků.

Časté chyby

• Žádost bez identifikace – správce vás nedohledá a vyžádá si doplnění, lhůta se tím prodlužuje.
• Očekávání, že zmizí úplně vše – účetní doklady a smlouvy firma uchovává ze zákona.
• Žádost poslaná na obecnou podporu, která ji nepředá – použijte kontakt ze zásad ochrany osobních údajů.
• Chybějící doklad o odeslání – bez něj těžko doložíte Úřadu, že správce lhůtu nedodržel.
• Smazání účtu bez žádosti – zrušení účtu v aplikaci nemusí znamenat výmaz všech údajů.

Vytvořte dokument online

V DSDATA Dokumenty vyplníte údaje o sobě a o správci, zvolíte důvod výmazu a dostanete hotovou žádost s odkazy na příslušné články GDPR. Náhled je zdarma, dokument ve Wordu a PDF zaplatíte kartou za kus – ceny najdete v ceníku. Všechny dokumenty z oblasti ochrany údajů najdete v sekci osobní údaje a GDPR.

Časté otázky

Do kdy musí firma moje údaje vymazat?

Bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Ve složitých případech může lhůtu prodloužit o další dva měsíce, musí vám to ale oznámit včas i s důvody.

Může si firma za výmaz účtovat poplatek?

Zpravidla ne, vyřízení žádosti je bezplatné. Jen u zjevně nedůvodných nebo nepřiměřených, zejména opakovaných žádostí může správce požadovat přiměřený poplatek nebo žádost odmítnout.

Musí mi firma smazat i faktury?

Ne. Účetní a daňové doklady musí uchovávat po dobu stanovenou zákonem. Po jejím uplynutí je však musí smazat, pokud nemá jiný důvod.

Musím uvést důvod výmazu?

Ano, právo na výmaz vzniká jen z důvodů uvedených v čl. 17 odst. 1 GDPR. Stačí zvolit odpovídající důvod – například že údaje už nejsou potřebné nebo že jste odvolali souhlas.

Co když firma tvrdí, že údaje potřebuje kvůli oprávněnému zájmu?

Vzneste námitku podle čl. 21 GDPR a uveďte důvody týkající se vaší situace. Správce pak musí prokázat závažné oprávněné důvody, které převažují nad vašimi zájmy; jinak musí zpracování ukončit a údaje vymazat.